بسیاری از خیریه ها به طور سنتی مدیریت می شوند در حالی که جهان به سمت فناوری های جدید و مکانیزه شدن پیش می رود. شیوع کرونا باعث ایجاد تغییرات چشمگیری در روند کسب و کارها و ارتباطات اجتماعی شد. همچنین در این میان موسسات خیریه و سمن ها نیز با خطر تعطیلی مواجه شدند.

با شیوع کرونا بیشتر از هر زمان دیگری پذیرفته ایم که به خدمات آنلاین و کسب و کارهای اینترنتی نیاز داریم. بنابراین موسسات خیریه نیز از این موضوع مستثنی نیستند.

سیستم اتوماسیون چیست؟

سیستم اتوماسیون نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است. این سیستم وظیفه جمع آوری اطلاعات، مستندات، پیام های الکترونیک و فرم های اداری و تبادل و مدیریت داده ها را بر عهده دارد. البته این اطلاعات باید در دسترس اعضای موسسه باشد بنابراین اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک موسسه به کمک شبکه و با استفاده از نرم افزارهای مورد نیاز، به صورت یکپارچه در دسترس افراد قرار می گیرد.

چرا به سیستم اداری نیاز داریم؟

رمز موفقیت هر سازمانی در پرتوی تعامل بهتر افراد سازمان و همکاری آنها با هم می باشد. با این وجود گاهی کارایی سازمان آن طور که باید و شاید انتظار دارید، پیش نمی رود. بنابراین در این موارد یک سیستم اتوماسیون ادرای می تواند کارایی سازمان را افزایش دهد. موسسات خیریه یا سازمان های مردم نهاد همواره در تلاش هستند تا ارائه خدمات و پیشبرد فعالیت های خود در زمینه کمک و یاری رساندن به نیازمندان و افراد تحت پوشش را در سریع ترین زمان و با حداقل هزینه ها انجام دهند. بنابراین برای افزایش سرعت انجام فعالیت ها و بهبود عملکرد سازمان های خیریه نیاز به یک سیستم اتوماسیون اداری احساس می شود.

البته لازم به ذکر است که راه اندازی اتوماسیون اداری و مکانیزه نمودن موسسات خیریه بستگی به حجم فعالیت ها و تعداد خانوارهای تحت پوشش و میزان خدمات دارد. به طوری که برای یک موسسه خیریه که تعداد 10 تا 15 خانوار را تحت پوشش قرار داده است نیاز چندانی به مکانیزه نمودن احساس نمی شود. اما در صورتی که موسسه خیریه به سطح قابل توجهی از ارائه خدمات و کمک رسانی رسیده باشد قطعا برای مدیریت فرآیندهای اداری و فعالیت ها استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری ضروری خواهد بود.

مدیریت فرآیندها و فعالیت های موسسات خیریه

موسسات خیریه و سازمان های مردم نهاد در راه اندازی اتوماسیون اداری به نرم افزارهایی احتیاج دارند که فعالیت نیکوکاران را مدیریت نماید. احساس تعلق خاطر نیکوکاران نسبت به موسسه خیریه تنها با اعتماد سازی و شفافیت سازی در زمینه نحوه خدمات رسانی های موسسه امکان پذیر است.

 نرم افزار مورد استفاده در موسسات خیریه باید این جنبه را تحت پوشش قرار دهد به طوری که هر یک از نیکوکاران دارای یک حساب کاربری باشند تا بتوانند بر فعالیت های موسسه نظارت داشته باشند.

نرم افزار مورد استفاده در موسسات باید به گونه ای باشد که اطلاعات مددجویان را مدیریت نماید به عنوان مثال موسسه خیریه از طریق تشکیل پرونده الکترونیک می تواند به اطلاعات مورد نیاز در مورد مددجو دسترسی داشته باشد.

همچنین نرم افزار مورد استفاده در موسسات خیریه باید بتواند فعالیت های موسسه را به صورت کامل و جامع مدیریت نماید.

البته نرم افزار مورد استفاده باید به گونه ای باشد که بتواند بستر پرداخت های آنلاین نیکوکاران را فراهم و مدیریت نماید.

در حال حاضر کمپانی ها و شرکت هایی مبادرت به تولید نرم افزارهای تخصصی ویژه موسسات نیکوکاری نموده اند. بهبود وضعیت مدیریتی موسسات خیریه از جمله دلایل رجوع به نرم افزارهای مرتبط با اتوماسیون های اداری است.

مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در موسسات خیریه

• موسسات خیریه با استفاده از سیستم اتوماسیون ادرای می توانند در هر زمان و مکان، فعالیت های موسسه را انجام دهند.
• صرفه جویی در زمان و کاهش هزینه های نیروی انسانی از جمله مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون ادرای است.
• همچنین کاهش حجم مکاتبات کاغذی، تسهیل عملیات ثبت اسناد و امکان شفاف سازی و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان از طریق سیستم اتوماسیون اداری امکان پذیر می باشد.

بخش های سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون ادرای از بخش های متعددی تشکیل شده است که هر کدام فعالیت هایی از موسسه را در برمی گیرند. دبیرخانه، مدیریت جلسات، پورتال مکاتبات برون سازمانی، آرشیو الکترونیک، کارتابل آفلاین، صندوق پیام، سامانه ارسال پیام کوتاه از جمله بخش های یک سیستم اتوماسیون اداری محسوب می شوند.